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法务专栏

合同法律风险防范指南:从合同订立到履行

2020年08月26日  转摘自:微信公众号“法务人俱乐部”

    签订一份内容齐备、详尽完善的合同并不代表没有任何风险,在合同的实际签订过程中不把控合同内容风险,再好的合同也如同废纸。因此,合同必须要保证双方依约履行,避免合同风险后果的扩大化,减少自身损失。那么从合同订立到履行等需要注意哪些事项呢?
一、订立合同时的注意事项
    1.妥善保管商务合同
    完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。尽可能与客户签署一式多份的书面合同,建议保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。
    2.妥善保管合同履行中的各类资料
    合同履行过程中双方变更合同内容,包括数量、价款、交货、付款期限等现象较多,为避免纷争,建议妥善保管对于证明双方之间合同具体内容具有证明力的下述资料:与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录,在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。
    3.正确使用企业印章
    建议完善有关公章、合同章、财务章等的保管、使用制度,杜绝盗盖、偷盖等可能严重危及企业利益的行为。在签署多页合同时加盖骑缝章并紧邻合同书最末一行文字签字盖章,防止少数缺乏商业道德的客户采取换页、添加等方法改变合同内容侵害权益。
    4.对外授权要明确详细
    业务人员对外签约时需要明确授权。建议在有关介绍信、授权委托书、合同等文件上尽可能明确详细地列举授权范围,以避免不必要的争议。业务完成后尽快收回尚未使用的介绍信、授权委托书、合同等文件。
    5.告知客户业务人员离职情况
    企业业务人员离开企业后,建议在与其办理交接手续的同时,向该业务人员负责联系的客户发送书面通知,告知客户业务人员离职情况。
    6.定金和订金勿用错
    在签订合同时可能为了确保合同履行而要求对方交付定金,由于“定金”具有特定法律含义,请务必注明“定金”字样。如果使用了“订金”、“保证金”等字样并且在合同中没有明确表述一旦对方违约将不予返还,一旦己方违约将双倍返还的内容,法院将无法将其作为定金看待。
    7.保证担保务必表述明确
    如果业务需要对方提供保证担保的,在与相关客户签署保证合同时请务必表述由保证人为债务的履行提供保证担保的明确意思,避免使用由对方“负责解决”、“负责协调” 等含义模糊的表述,否则法院将无法认定保证合同成立。
    8.注意保证期间和保证方式
    如若为了业务需要向他人提供保证担保。无论是债权人还是保证人,建议在签署保证合同时写明保证期间起止点。若与对方约定的保证期间长于三年,法律将视保证期间为三年。若无明确约定,法律将视保证期间为主债务履行期届满之日起六个月。虽然选择“连带保证”还是“一般保证”取决于与客户之间的谈判磋商,但保证合同中务必写明“连带保证”或者“一般保证” 字样。若无明确约定,法院将认为是连带责任保证。
    9.及时提起诉讼和仲裁
    若是债权人,采取“一般保证”方式 的保证合同所担保的债务到期后没有偿还的,务必在保证期间内向债务人和保证人提起诉讼或者仲裁。采取“连带保证”方式的保证合同担保的债务到期后没有偿还的,务必在保证期间内以可以证明的有效方式向保证人明确要求其立即履行担保义务。若没有在保证期间内行使权利,保证人将免除对我方的担保责任。
    10.抵押担保勿忘及时登记
    若业务需要对方提供抵押担保的,建议在签署抵押合同时立即与客户到有关登记机关办理登记手续。仅有抵押合同而没有办理登记手续将可能使权益丧失实现的基础。不必要的拖延和耽搁将可能使权利劣后于在之前办理登记手续的其他企业。若客户在签署抵押合同后拖延、拒绝协助办理抵押登记手续的,建议尽快向法院起诉请求法院帮助,强制办理登记手续。
    11.质押担保勿忘及时交接
    若业务需要对方提供质押担保的,建议在签署合同时立即与客户办理质押担保物或者权利凭证的交接手续。仅仅签署质押合同而没有实际占有质押物的,法院将无法保护实现质押权的请求。
 
二、合同履行过程中的注意事项
    12.企业换人不影响合同履行
    无论是单位改变名称、企业股权易手,还是法定代表人、负责人、经办人变更,都不能成为不履行合同的理由,这也是维系与企业商业信誉的重要保证。
    13.银行结算更靠谱
    在确定付款方式时,无论付款方还是收款方,除了金额较小的交易外,可尽量通过银行结算,现金结算可能会带来不必要的麻烦。
    14.验收异议及时书面提出
    购进货物是企业经营的日常业务,当验收货物时,发现货物不符合合同约定的,务必在法律规定或者合同约定的期限内尽快以书面方式向对方明确提出异议。不必要的拖延耽搁,将可能导致丧失索赔权。
    15.商业秘密一定要保护
    在磋商、履行合同过程中,经常不可避免地接触到交易伙伴的商业信息甚至是商业秘密,请在磋商、履行合同乃至履行完毕后务必不要泄露或者使用这些信息,否则将可能承担相应责任。
    16.及时行使不安抗辩权
    在合同履行过程中,若有确切证据证明对方经营状况严重恶化、转移财产或者抽逃资金以逃避债务、丧失商业信誉、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的,可以及时通知对方中止履行我方依照合同约定应当先履行的义务,等待对方提供适当担保。中止履行后,对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的,我方可以解除合同。
    17.解除合同注意期限
    若客户通知解除合同而我方对此存在异议,如果合同中约定了异议期限,务必在约定期限内向对方以书面方式提出。若在约定期限届满后才提出异议并向法院起诉的,法院将无法支持;如果合同中没有约定异议期间,务必在解除合同通知到达之日起三个月内向法院起诉,否则法院将不能支持合同解除的异议。
    18.及时采取措施防止违约损失扩大
    若客户违约,不管是什么理由,都应该及时采取措施,防止损失扩大,由此产生的合理费用将由违约方承担。若消极对待、放任损失的扩大,对于扩大的损失法院将无法予以保护。
    19.时刻注意诉讼时效
    客户拖欠货款现象在企业经营过程中时有发生,注意法律关于诉讼时效的规定,向法院请求保护民事权利的诉讼时效期间一般为三年。可能出于维系与客户关系等因素不愿意在三年内采取提起诉讼、仲裁等激烈措施,为了保护权利不至于因为时间流逝而丧失,可以在诉讼时效期间届满前以向对方发送信件或者数据电文等可以证明我方主张权利的有效方式进行处理且我方的信件中务必要有催请尽快支付拖欠货款的内容。

(公司风险管理部供稿)

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